Thư điện tử – Semtek giúp bạn hiểu hơn về các chức năng của thư điện tử

Thư điện tử email hay e-mail là một phương thức trao đổi tin nhắn giữa những người sử dụng các thiết bị điện tử.

– Thư điện tử lần đầu tiên được đưa vào sử dụng hạn chế trong thập niên 60 và đến giữa những năm 1970 có dạng như ngày nay gọi là email.

– Thư điện tử hoạt động qua các mạng máy tính mà hiện nay chủ yếu là Internet. Một số hệ thống thư điện tử ban đầu yêu cầu người gửi và nhận đều trực tuyến tại cùng thời điểm, giống với nhắn tin tức thời.

– Hệ thống thư điện tử ngày nay được dựa trên một mô hình lưu và chuyển tiếp. Các máy chủ thư điện tử chấp nhận, chuyển tiếp, phân phối và lưu tin nhắn.

– Người dùng cũng như máy tính của họ không bắt buộc đang trực tuyến cùng lúc. Họ cần kết nối trong chốc lát, thường là tới một máy chủ thư điện tử hay một giao diện email trên nền web miễn là có chức năng gửi hoặc nhận tin nhắn.

Cấu trúc chung của một địa chỉ email

Một địa chỉ thư điện tử sẽ bao gồm ba phần chính có dạng Tên_định_dạng_thêm tên_email@tên_miền

1. Phần tên_định_dạng_thêm:

– Đây là một dạng tên để cho người đọc có thể dễ dàng nhận ra người gửi hay nơi gửi.

– Tuy nhiên, trong các thư điện tử người ta có thể không cần cho tên định dạng và lá thư điện tử vẫn được gửi đi đúng nơi.

– Ví dụ: Trong địa chỉ gửi thư tới viết dưới dạng Nguyễn Thị A nguyenthia111@yahoo.com hay viết dưới dạng nguyenthia111@yahoo.com thì phần mềm thư điện tử vẫn hoạt động chính xác và gửi đi đến đúng địa chỉ.

2. Phần tên_email:

– Đây là phần xác định hộp thư. Thông thường, cho dễ nhớ, phần này hay mang tên của người chủ ghép với một vài ký tự đặc biệt.

– Phần tên này thường do người đăng ký đặt ra. Phần này còn được gọi là phần tên địa phương.

3. Phần tên_miền:

– Đây là tên miền của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử. Ngay sau phần tên_email bắt đầu bằng chữ “@” nối liền sau đó là tên miền.

– Ban đầu thư được xây dựng với dạng ký tự thuần văn bản ASCII trao đổi trung gian, thư điện tử Internet được mở rộng bởi giao thức mở rộng Internet đa mục đích.

– Chứa văn bản dưới nhiều bộ ký tự và nội dung đa phương tiện đính kèm.

Các chức năng có thể có của một hộp thư

Ngoài chức năng thông thường để nhận và soạn thảo, các phần mềm có thể còn cung cấp thêm những chức năng khác như:

1. Lịch làm việc (calendar):

– Người sử dụng có thể dùng nó như là một thời khoá biểu. Trong những phần mềm mạnh, chức năng này còn giữ nhiệm vụ thông báo sự kiện đã đăng ký trong lịch làm việc trước giờ xảy ra cho người chủ hộp thư.

2. Sổ địa chỉ (addresses hay contacts):

– Dùng để ghi nhớ tất cả các địa chỉ cần thiết cho công việc hay cho cá nhân.

3. Sổ tay (note book hay notes):

– Để ghi chép, hay ghi nhớ bất kì điều gì.

4. Công cụ tìm kiếm thư điện tử (find hay search mail).

– Để hiểu hết tất cả các chức năng của một phần mềm người dùng có thể dùng chức năng giúp đỡ (thường có thể mở chức năng này bằng cách nhấn nút <F1> bên trong phần mềm thư điện tử).

Những thuật ngữ thường thấy trong một phần mềm thư điện tử bằng Anh ngữ

1. Các mệnh lệnh Anh ngữ để đi vào các ngăn chứa thư

Đây thực ra chỉ là các ngăn chứa thư từ đã được phân loại theo tình trạng của các email cho tiện dùng. Người chủ thư có thể tự mình xếp loại các mail này hay chúng được xếp một cách tự động (do cài đặt hay do mặc định).

– Inbox: có nghĩa là Hộp thư nhận hay Hộp thư vào: Đây là ngăn đựng các thư mới nhận về.

– Outbox: có nghĩa là hộp thư gửi hay hộp thư ra. Đây là ngăn đựng các thư đang chờ được gửi đi. Thông thường, nếu hệ thống email hoạt động tốt thì các thư nằm trong hộp này chỉ trong thời gian rất ngắn (vài giây đến vài phút là tối đa). Do đó, ngăn chứa này thường là một ngăn trống.

– Draft: có nghĩa là Ngăn nháp. Để chứa các email chưa hoàn tất hay đã hoàn tất nhưng chủ thư chưa muốn gửi đi.

– Trash, Trash can hay Deleted Item: có nghĩa là ngăn xóa. Còn có thể gọi là Thùng rác hay Ngăn thư đã xóa. Đây là chỗ dự phòng tạm thời chứa các email đã xóa bỏ trong một thời gian. Chức năng này tiện lợi để phục hồi hay đọc lại các thư cần thiết đã lỡ tay bị xóa.

Nội dung hữu ích liên quan Dịch vụ gửi email marketing được ưa chuộng hiện nay

– Sent, sent Messages hay Sent Item: có nghĩa là ngăn đã gửi. Nơi này dùng để chứa các thư đã gửi.

– Junk hay Bulk có nghĩa là Ngăn thư linh tinh: Đây là nơi chứa các mail đã được lọc và bị loại ra một cách tự động, còn được gọi là thùng thư rác hay ngăn chứa tạp thư. Thường thì nơi này sẽ chứa các thư quảng cáo, các thư nhũng lạm, các thư được gởi đến một số lượng lớn địa chỉ có cùng một nội dung, hay các loại thư độc hại…

2. Các mệnh lệnh Anh ngữ thường thấy trong một phần mềm thư điện tử

– New hay compose có nghĩa là Thảo thư mới: Đây là mệnh lệnh cho phép bắt đầu soạn thảo một email mới.

– Send có nghĩa là Gửi: Mệnh lệnh này sẽ tức khắc gửi thư tới các địa chỉ trong phần To, CC, và BCC.

– Save as Draft hay Save Draft: có nghĩa là Lưu bản nháp. Mệnh lệnh này sẽ giúp lưu giữ lá thư đang soạn thảo và đưa vào ngăn chứa Darft để có thể dùng lại về sau.

– Attach hay Attach Files: có nghĩa là đính kèm. Đây là lệnh để người soạn email có thể gửi đính kèm theo lá thư các tập tin khác. Các tập tin này không giới hạn kiểu cấu trúc của nó, nghĩa là chúng có thể là các loại tập tin hình vẽ, phim, nhạc,… và ngay cả virus máy tính.

3. Các thuật ngữ Anh ngữ thông dụng

– To: có nghĩa là Đến.

Chỗ chứa địa chỉ của các người nhận.

– CC (từ chữ carbon copies): có nghĩa là Gửi kèm.

Đây là chỗ chứa thêm địa chỉ gửi kèm, ngoài địa chỉ chính trong phần To bên trên. Các hộp thư nhận sẽ đọc được các địa chỉ người gửi và các địa chỉ gửi kèm này.

– BCC (từ chữ blind carbon copies) có nghĩa là Gửi kèm kín.

Đây cũng là chỗ ghi các địa chỉ mà lá thư sẽ được gửi kèm tới, nhưng các địa chỉ này sẽ được dấu kín không cho những người trong phần To hay phần CC biết là có sự đính kèm đến các địa chỉ nêu trong phần BCC.

– Subject có nghĩa là Đề mục.

Chỗ này thường để tóm tắt ý chính của lá thư hay chỗ ghi ngắn gọn điều quan trọng trong thư.

Các giao thức chính trong hệ thống thư điện tử

1. SMTP (từ chữ Simple Mail Transfer Protocol) — hay là giao thức chuyển thư đơn giản.

– Đây là một giao thức lo về việc vận chuyển email giữa các máy chủ trên đường trung chuyển đến địa chỉ nhận cũng như là lo việc chuyển thư điện tử từ máy khách đến máy chủ.

– Hầu hết các hệ thống thư điện tử gửi thư qua Internet đều dùng giao thức này.

– Các mẫu thông tin có thể được lấy ra bởi một email client. Những email client này phải dùng giao thức POP hay giao thức IMAP.

2. IMAP (từ chữ Internet Message Access Protocol) — hay là giao thức truy nhập thông điệp (từ) Internet.

– Giao thức này cho phép truy nhập và quản lý các mẫu thông tin về từ các máy chủ. Với giao thức này người dùng email có thể đọc, tạo ra, thay đổi, hay xoá các ngăn chứa.

– Các mẫu tin đồng thời có thể tìm kiếm các nội dung trong hộp thư mà không cần phải tải các thư về.

– Phiên bản mới nhất của IMAP là IMAP4 tương tự nhưng có nhiều chức năng hơn giao thức POP3. IMAP nguyên thuỷ được phát triển bởi đại học Standford năm 1986.

3. POP (từ chữ Post Office Protocol) — hay là giao thức phòng thư.

– Giao thức này được dùng để truy tìm các email từ một MTA.

– Hầu hết các MUA đều dùng đến giao thức POP mặc dù một số MTA cũng có thể dùng giao thức mới hơn là IMAP.

– Hiện có hai phiên bản của POP. Phiên bản đầu tiên là POP2 đã trở thành tiêu chuẩn vào thập niên 80, nó đòi hỏi phải có giao thức SMTP để gửi đi các mẫu thông tin.

– Phiên bản mới hơn POP3 có thể được dùng mà không cần tới SMTP.