Hồ sơ năng lực có vai trò như thế nào đối với doanh nghiệp?

Cùng tìm hiểu hồ sơ năng lực là gì ?

Một cuốn profile hay còn gọi là hồ sơ năng lực được thiết kế dưới dạng một cuốn sách nhỏ, gồm nhiều trang A4 – thể hiện dưới dạng hình ảnh đi kèm nội dung. Hồ sơ năng lực cung cấp thông tin tóm tắt về công ty, lĩnh vực kinh doanh, điểm khác biệt, sản phẩm – dịch vụ, khách hàng và các dự án của công ty đã thực hiện. Nó được coi là tài liệu vô cùng quan trọng để bán hàng, truyền tải các thông tin đến khách hàng, đối tác, nhà đầu tư, chủ thầu. Cuốn profile này cũng có thể coi là một trong những tài liệu marketing vô cùng quan trọng, giúp truyền tải thông tin doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất.

Trước kia profile được sử dụng nhiều trong đấu thầu dự án ngành xây dựng, nhằm chứng minh năng lực của công ty qua các công trình, dự án. Ngày nay, nó được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề, lĩnh vực, như một kênh marketing trực tiếp, hiệu quả.

Các yêu cầu cần có khi thiết kế hồ sơ năng lực

Hồ sơ năng lực (profile) là ấn phẩm vô cùng quan trọng, đại diện cho cả bộ mặt của một công ty, doanh nghiệp. Nên phải thể hiện được đặc trưng của doanh nghiệp thông qua nội dung và hình ảnh xuyên suốt. Dưới đây là các yêu cầu khi thiết kế profile mà bạn nên nắm rõ.

Hình ảnh trong profile cần chân thực, ấn tượng, để lại dấu ấn cho người xem.
Nội dung hồ sơ năng lực cần ngắn gọn, xúc tích nhưng đầy đủ và có cá tính riêng.
In ấn thành phẩm hồ sơ đảm bảo chất lượng, có giá trị sử dụng lâu dài.

Hồ sơ năng có lực quan trọng không?

Hồ sơ năng lực thường được đi kèm trong một bộ tài liệu bán hàng chuyên nghiệp của công ty, là loại tài liệu tự giới thiệu ngắn gọn, nhưng hiệu quả. Nó trờ nên quan trọng khi được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau:

1. Giới thiệu công ty trước đối tác, nhà thầu, khách hàng tiềm năng

Với profile công ty, bạn hoàn toàn có thể gửi qua mail kèm với tài liệu bán hàng khác hoặc thuyết trình trước khách hàng.

2. Khi tham gia đấu thầu một dự án

Khi tham gia một sân chơi lớn, việc bạn cần đó là có hình ảnh chuyên nghiệp với một bộ hồ sơ dự thầu đủ tiêu chuẩn. Một bộ profile công ty ấn tượng sẽ làm cho hình ảnh công ty nổi bật hơn cả.

3. Như một tài liệu bán hàng

Khi làm việc với các đối tác lớn, cuốn profile có thể giúp bạn trả lời các câu hỏi thường xuyên về năng lực công ty. Ví dụ như « công ty bạn làm về lĩnh vực gì, ở đâu ? Thành lập từ năm nào ? Có bao nhiêu nhân sự ? » Với những dạng câu lặp đi lặp lại như này, cuốn profile công ty sẽ đáp ứng được. Bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn khi có một cuốn profile ấn tượng này.

4. Cảm nhận về công ty chuyên nghiệp, đẳng cấp hơn

Chỉ là một cuốn profile nhưng nó giúp cho doanh nghiệp có được sự chuyên nghiệp và quy mô nhất định trong mắt khách hàng. Tạo uy tín, tạo niềm tin sẽ giúp bạn có nhiều khách hàng và đối tác hơn.

5. Tài liệu đọc trực tiếp thay vì truy cập website

Giữa muôn vàn thông tin và hình ảnh trên web, khách hàng không thể tìm thấy ngay thông tin mình cần. Đặc biệt khi khách không kết nối internet thì không thể có dữ liệu cần thiết. Do vậy, cung cấp một tài liệu trực tiếp cho khách đọc mọi nơi, mọi lúc là một điều nên làm.

Thống kê các vai trò của hồ sơ năng lực

Dưới đây là những lợi ích mà profile mang đến cho mỗi doanh nghiệp:

1. Gây được ấn tượng với đối tác/khách hàng

Hồ sơ năng lực là tài sản của doanh nghiệp, được xem là bộ mặt của mỗi công ty. Chính vì vậy, một cuốn profile ấn tượng, độc đáo chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng đầu tiên với khách hàng, khiến khách hàng hứng thú tìm hiểu về doanh nghiệp của bạn.

2. Tham gia thầu một dự án

Hồ sơ năng lực là ấn phẩm tối quan trọng để doanh nghiệp sử dụng trong các dự án đấu thầu. Nếu như trước kia, chỉ có các công ty xây dựng, bất động sản mới chú ý đến profile thì ngày nay, bất kể lĩnh vực ngành nghề nào doanh nghiệp cũng cần và nên thiết kế profile cho riêng mình.

Trong những triển lãm hay buổi dự thầu, khi không có quá nhiều thời gian để giao tiếp với khách hàng thì một cuốn profile ấn tượng sẽ thay thế phần nào nhiệm vụ giao tiếp và thuyết phục khách hàng của bạn.

Nội dung hữu ích liên quan Tìm hiểu tất tần tật về Sales Kit dành cho doanh nghiệp

Để làm được điều này, dĩ nhiên profile cần được thiết kế một cách chuyên nghiệp, ấn tượng, ngắn gọn nhưng chất lượng, thể hiện được năng lực và cá tính riêng của doanh nghiệp.

3. Giúp khách hàng tham khảo thông tin bất cứ lúc nào, bất cứ đâu

Việc phát triển của Internet giúp khách hàng có thể tra cứu thông tin về công ty trên các website, mạng xã hội… Tuy nhiên, profile mang lại điểm mạnh đó là giúp khách hàng có thể tra cứu, tham khảo thông tin một cách nhanh chóng với bất cứ thời gian nào, vô cùng thuận tiện mà không cần mất nhiều công sức tìm kiếm hay tra cứu.

Một lý do khác làm hồ sơ năng lực trở nên có giá trị khi khách hàng có thể không để tâm đến những tờ rơi, tờ quảng cáo nhưng với một cuốn profileđược ấn tượng, đẹp mắt sẽ thể hiện được sự trân trọng hơn chắc chắn sẽ được khách hàng lưu tâm nhiều hơn.

Hồ sơ năng lực của công ty bao gồm những gì?

Bạn chưa biết hồ sơ năng lực gồm những gì? Tiêu chuẩn để thiết kế và những nội dung cần thiết cho một cuốn profile công ty gồm những gì? Dưới đây chính là câu trả lời đầy đủ nhất giành cho bạn!

Những nội dung chính sau đây để có một hồ sơ năng lực đầy đủ, trọn vẹn:

Sứ mệnh

Tóm tắt nhiệm vụ, mục đích và mục tiêu công ty.

Thông điệp người đứng đầu

Một thông điệp của giám đốc hoặc CEO nhằm giải thích sứ mệnh, mục tiêu, thành tựu của Doanh nghiệp.

Giới thiệu chung về công ty

Một phần tóm tắt nhỏ các loại hình kinh doanh, hoạt động, sản phẩm mà công ty cung cấp. Không cần thiết đi sâu vào giới thiệu chi tiết sản phẩm vì những nội dung này sẽ nằm trong Brochure quảng cáo của công ty.

Lịch sử phát triển

Với những công ty lâu năm, có thâm niên thì thường sẽ trải qua quá trình hình thành và phát triển thú vị, bao gồm những thành công đã đạt được, hay những khó khăn mà doanh nghiệp đã vượt qua hãy thêm những câu chuyện ấy vào cuốn HSNL của công ty. Còn với những công ty mới, bạn có thể nhấn mạnh vào kinh nghiệm của những người lãnh đạo công ty hoặc ý tưởng bạn thành lập nên công ty chẳng hạn.

Thành tích – Sự kiện nổi bật

Có thể bao gồm những công việc mà doanh nghiệp bạn cống hiến hay phục vụ khách hàng như thế nào, những thành tích, sự kiện quan trọng đã đạt được.

Giải thưởng – chứng nhận

Bạn có thể cho vào cuốn profile hình ảnh những giải thưởng – chứng nhận mà công ty đã có nhằm chứng minh năng lực và chất lượng công ty.

Bộ máy nhân sự

Giới thiệu sơ lược, tiểu sử, kinh nghiệm và thành tích của những thành viên cốt lõi hoặc nổi bật trong công ty.

Cơ sở pháp lý

Những giấy tờ chứng minh tính pháp lý của doanh nghiệp.

Hoạt động và các mối quan hệ

Nói về cách thức hoạt động của công ty nhằm khẳng định những giá trị cốt lõi và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, cổ đông, nhà đầu tư, nhân viên, nhà cung cấp, cộng đồng và xã hội.

Văn hóa công ty

Tổng quan về các hoạt động phát triển nhân lực, các chế độ chăm sóc và đãi ngộ nhân viên về mặt sức khỏe, bảo hiểm và môi trường làm việc nói chung.

Báo cáo tài chính

Nếu là một công ty kinh doanh có tính đại chúng cao, cần nêu báo cáo tài chính hoặc thống kê doanh thu gần nhất để chứng minh hoạt động của công ty.

Để có thể viết tốt hầu hết các nội dung trong đây, câu hỏi quan trọng cần đặt ra là “Điều gì giúp cho công ty chúng ta nổi trội hơn đối thủ?” và “Điều gì làm cho khách hàng nhớ đến chúng ta?”

Như nói ở trên, nội dung hồ sơ năng lực gồm những gì thì có thể thay đổi theo từng loại hình kinh doanh của doanh nghiệp, những gợi ý trên chưa phải là toàn bộ nội dung bạn cần phải chuẩn bị, cần bổ sung, thêm bớt cho phù hợp để nêu bật lên hình ảnh, thành tựu của công ty, tạo sự tin tưởng cho người đọc.

Các tìm kiếm liên quan đến Hồ sơ năng lực